Barato y eficaz: Mejorar las líneas de comunicación con los clientes.

Publicado el 3 de Junio de 2013

Uno de los errores más comunes cuando llegan tiempos duros es centrar todo nuestro esfuerzo en llegar a nuevos clientes, aunque siempre es mejor opción que ponerse a recortar costes para aguantar el largo invierno (qué razón tenían los Stark), no es la forma óptima de aumentar rápidamente la contratación de nuestros servicios.

La captación de nuevos clientes es cara y difícil, las acciones que emprendamos (algunas con mucho coste de tiempo o dinero) tienen un alto riesgo de fracaso, por ello no es una buena acción de choque. Debe tomarse siempre en consideración, pero sabiendo que las mejoras serán a medio plazo.

Hay que recordar que, desde que un cliente potencial nos conoce hasta que contrata un servicio, existen una serie de comunicaciones entre él y nosotros: la respuesta que recibe a su mail o llamada, la información que se le envía o explica, la entrevista personal con nuestros técnicos… Esa debe ser siempre nuestra primera línea de mejora, aumentar la conversión de clientes potenciales en clientes de facto.

Cuando alguien nos contacta para informarse nos está ofreciendo la posibilidad de explicar detenidamente nuestros servicios, detallando sus ventajas y características diferenciales frente a los de la competencia. Si adecuamos nuestra respuesta o simplemente la mejoramos, conseguiremos mayor índice de contratación con una inversión de recursos mínima.

Existen cuatro puntos básicos muy sencillos de afinar:

  • Rapidez: Internet ha hecho que cambien las percepciones respecto al tiempo, ahora cuando una empresa no responde casi de inmediato a una consulta nos molesta y nos parece que no tienen interés en captar el cliente, ya expliqué que no comparto esta idea, pero que es lo que hay. Así que debemos ser rápidos, si tardamos un día en contestar podemos estar seguros de que nuestro potencial cliente habrá contactado con varias empresas de la competencia. Es muy sencillo preparar en nuestros correos respuestas estándar que únicamente requerirán una adaptación para cada caso concreto, permitiéndonos ser ágiles al recibir un mail de interés cuando andemos muy liados.
  • Calidad: La información que demos debe ser de calidad, tanto en forma como en contenido. No se puede enviar un mail lleno de faltas de ortografía o con una redacción caótica, ni responder al teléfono mientras estamos en un adiestramiento, con interrupciones para dar indicaciones al perro o al propietario. Nuestro contacto con quien nos consulta, sobre todo si es el primero, es nuestra tarjeta de visita e informará sobre nuestra imagen antes que nada, es absurdo diseñar una web maravillosa y luego responder un mail con lenguaje SMS. Además de bien presentada, la información debe ser de interés directo para el cliente, esto es: concordante con su consulta. En el mundo del adiestramiento a veces nos dejamos llevar por el entusiasmo y dedicamos mucho tiempo a explicar nuestro método de entrenamiento o a listar nuestra formación, en lugar de centrarnos en el motivo de la consulta del cliente. Esa es información de interés indirecto y nunca debe darse antes de que se haya aportado la referida al motivo concreto de consulta, salvo, claro está, que el potencial cliente la solicite. ¿Parece algo menor? Empresas de otros sectores que cambiaron la forma de presentar la información, pasando de comunicar primero la calidad de la empresa y después centrarse en el asunto de interés para el cliente, a hacerlo al revés -manteniendo exactamente la misma información- llegaron a subir un veinte por ciento el índice de contratación de sus servicios.
  • Adecuación: Debemos tener claro cuál es nuestro perfil de cliente para que la información que damos no sea demasiado o insuficientemente técnica. En nuestro caso, que impartimos formación para profesionales del sector, pero que también damos servicios de adiestramiento comercial de manejo y gestión de problemas de conducta, sabemos que la información enviada a potenciales alumnos debe ser técnica, pues nos dirigimos a quienes desean tener conocimientos profundos y consistentes de la materia, sin embargo esta misma información es inadecuada para quien desea únicamente adiestrar a su perro, como ya dije en un post anterior sobre los errores más comunes de un adiestrador comercial: no hagas exhibiciones de erudición, adecúa la información para que sea fácil y cómoda de entender.
  • Cuidar los valores intangibles: En el mercado del entrenamiento y gestión de la conducta canina los valores intangibles -elementos inmateriales importantes para el éxito y la calidad de la empresa- son muy relevantes. Hace años una empresa de la competencia, que estaba en alza, contrató a una persona especializada en atención telefónica para responder sus llamadas de manera eficaz, liberando así tiempo para que su personal pudiera centrarse en el trabajo técnico. Gracias a eso subimos casi un diez por ciento nuestra facturación, la gente contrataba menos a nuestros competidores porque la persona con la que tenían el contacto inicial no tenía experiencia ni conocimientos sobre perros, no empatizaba en absoluto con los problemas e intereses de quienes llamaban pese a ser estudiada y ¿eficazmente? encantadora y cercana. Esa lección la aprendimos sin sangre, pero nos quedó clara: Todo el personal de EDUCAN, aparte de otros conocimientos, tiene que estar formado por nosotros como adiestrador y técnico de modificación de conducta. Da igual que su trabajo sea atender al teléfono u ocuparse de los perros en residencia, deben poder entender y conectar tanto con quienes se puedan interesar en formarse como adiestradores como con los propietarios de perros que necesitan solucionar un problema. Es importante conseguir que todas nuestras comunicaciones trasmitan conocimientos, cercanía y comprensión por los problemas sobre los que somos consultados.

Es mucho más barato e importante centrar nuestros esfuerzos en mejorar la eficacia de lo que hacemos que intentar hacer cada vez más cosas. Muchas empresas necesitan hacer diez veces más que otras para conseguir lo mismo, eso es porque son diez veces menos eficaces haciéndolas.

En esa línea, y aprovecho para meter una cuña publicitaria, está nuestro próximo seminario “Psicología para adiestradores caninos”, porque ahora es necesario aprender a ver y aprovechar cada contacto con un cliente o potencial cliente como una ocasión.

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